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一度にやり方を覚えようとせずに、 毎日の「少しずつ」を積み重ねて

触ってみたら本当の便利さに気が付いた コドモンを導入したきっかけはなんですか? この保育園は、2018年4月にオープンしたばかり。母体が長崎で40年近く保育をやっているので、開園にあたって業務や働き方を見直したときに、そのまま残したい文化と見直すべき文化が出てきました。その後者のひとつが、膨大な事務作業。連絡帳の記入はもちろん、指導計画の月案や週案など、とにかく分量が多いため、勤務時間内に終わらないことは当たり前で。どうにかしてこの作業負担を軽減できないだろうかと考える中でコドモンの存在を知って、導入を検討したんです。 コドモンを取り入れることは、今までのやりかたをガラリと変えることになりますよね。導入にあたって、不安に感じていた部分はありませんでしたか? 職員は20代から50代まで幅広く、保育士経験が長ければ長いほど、連絡帳や指導案を手書きでやってきた世代。若い職員は日頃からスマホに慣れているので、あまり心配していませんでしたが、年配の職員ができるようになるかどうか、という不安はありました。私自身もデジタル系が得意というわけではありませんでしたしね。開園の前にコドモンのスタッフの方に来ていただいて、やり方を説明していただいたんですが、実は、そのときもまだ「へぇー!」と関心するばかりで本当の便利さは実感できていなかったんです。でも、毎日少しずつ触れて、毎日できるところから使い始めて、段々と慣れていきました。一度に覚えるというより、毎日少しずつ。そうやってみんなで勉強しながら使っているうちに、不安に思っていたことを忘れてしまうくらい、活用できるようになりました。年配の職員も今では便利さを理解していますし、使い方もマスターしてしてくれていますよ。 隙間時間をうまくつかって効率化UP 普段は、どんなふうに使っていますか? 各クラスに一台、事務室に一台、玄関に一台、タブレットを用意しているので、それで操作しています。朝は、園内連絡で情報を共有したり保護者からの連絡を確認するところから始まり、子供達の登降園管理、排便や検温の情報入力などもコドモンで行なっています。連絡帳や指導案の作成、日案の評価反省は、主に、午睡の時間に行なっています。寝かしつけや午睡の5分チェックを交代にやりながら、順番に時間を作って記入しているという感じでしょうか。タブレットでさくさく入力できるので、合間で入力することができたり、場合によっては立ったままでも作業ができてしまうのは嬉しいところ。おかげで、事務作業にかける時間も短くなっていますし、隙間時間をうまく使うことで効率化もできていると思いますね。 保護者の方とのやりとりはいかがですか? 入園説明会の時に、コドモンについてお知らせするようにしています。説明書もわかりやすく書かれているので、わからないという問い合わせも特になく、入園1日目から入力してくださっている方がほとんど。中には、最初は不安だったという方もいらっしゃいましたが、連絡ノートでやりとりするだけでなく、お迎えの時にコミュニケーションは取っていましたので不安は解消されていったようで、今ではみなさん活用していただいています。お休みの連絡や遅刻の連絡も、みなさん上手に入れてくださっています。朝はどこのご家庭もバタバタしているタイミングなので、電話でやりとりするよりもメールを送る感覚でコドモンで連絡してくださるほうが、送る側としてもストレスがないようです。連絡帳も9時半までに入れていただくようにお願いしていますので、通勤中や会社に着いて一息ついた時に送ってくださっていますよ。 行事や注意事項など、一斉にお知らせするタイミングもありますよね。そういう場合も使っていらっしゃいますか? もちろん使っています。どの方が見ていてどの方が見ていないのかがわかるのもいいところですね。紙での共有だとお知らせをお渡しした後の反応が見えないので、開封がわかるのはコドモンのいいところだと思います。保護者宛だけでなく、職員の中での園内連絡でも、誰が見ているか見ていないかはわかるので、安心感がありますね。 手間のかかる面倒な作業が一気に簡単に その他に、コドモンについて便利だと感じるところはありますか? 連絡帳に写真を添付できるところがいいですね!0歳児は、離乳食の形状が少しずつ違っているので、どういう物を食べたのかを写真にとってお送りするようにしています。あと、入園後すぐの4月5月は、意識的に写真を多めに撮って、連絡帳につけるようにしています。やっぱり、どんなふうに過ごしているかは心配でしょうから。長く文章でお伝えするよりも、楽しそうに遊んでいる写真が一枚あるだけで安心していただけると思うんです。 写真販売の機能も利用してくださっていますよね? はい、タブレットを使って撮影した写真を、月に最低15枚程度はアップして販売しています。こちらの作業としては、撮ってアップするだけで、申し込みをまとめるという作業が必要ないので、とても助かっています。コドモンは、こういう細かいところでも、作業負担を軽くしてくるのが嬉しいです。 確かに、集計というところでは、アンケートも同様かもしれませんね。 アンケートは本年度に入ってから使い始めたのですが、便利でびっくりしました。夏休みについてお聞きするアンケートだったのですが、結果がすぐにでることにも驚いてしまって。紙を配って、回収して、集計して、という目に見えて手間がかかることが、こんなに簡単にできてしまうなんて。今後のステップアップのために、行事の後のアンケートをすることも必要になってくるので、アンケート機能は今後も活用していこうと思います。コドモンを導入してから1年と4ヶ月くらいが経過したのですが、今ではコドモンがないと保育がまわらないくらい、なくてはならない存在になっていますよ。 ありがとうございました!

保育の質を上げながら離職率を下げるために業務を徹底改善。

導入はつまづきの少ない月案から コドモンを導入したきっかけはなんですか? 保育園て、どうしても園児と直接関わらない時間での仕事が多いんですよね。休憩込みで9時間の拘束時間があったとすると、そのほとんどを園児と向き合うことに使うことになるので、日誌や週案、報告書などの作業は園児が帰った後にやることになってしまう。そのハードな状況が離職にも繋がってしまっていたので、やり方を見直したいっていう気持ちがあったんです。こどもと向き合う時間の質はアップしつつ、非効率なところは見直してコンパクトに。そう考えた時に、コドモンのようなアプリ導入はいいと思いました。 紙ベースの今までのやり方もあったと思うのですが、大きくやり方をかえることには抵抗はなかったですか? 実は以前、法人内の別の施設で、保護者連絡用のアプリを使っていたんです。その施設は、学童も一緒になっているスポーツ園で、バスの送り迎えもあったので保護者とこまめに連絡を取りたくて。それがとても便利だったということもあったので、抵抗はありませんでしたね。 とすると、導入は連絡ツールからですか? いえ、最初は「月案」からスタートしました。新しいものを取り入れる時には、どうしてもストレスがかかってしまいますよね。だから、作業に余裕のあるものから取り入れることにしたんです。毎日使うものだと余裕がないから、つまづいたら苦手意識を持ちやすくなってしまいます。少しずつ慣れながら、使いやすさやメリットを感じてもらえた方がスムーズに移行できると思ったんですね。あとは、みんなの様子を見ながら追加していった感じです。その辺は、保育と同じですよ(笑) なるほど。毎日使うものからではなく、余裕のあるものから。使う人に寄り添った導入プランかもしれませんね。 どういうものから導入していくかを検討するにあたり、どこに負担を抱えているか、どの作業に時間がかかってしまうのか、などを保育士のみんなに世間話の延長でフランクに話してもらったんです。それを元にリーダーを集めて話しあって、少しづつ導入しているという感じです。今は、みんなポジティブな形で受け取ってくれていて、みんなうまく使いこなしてくれています。 ぐっと上がったミーティングの質 コドモンを導入したことによって、園内での変化を感じた部分はありますか? そうですね、職員同士の共有がスムーズになりましたし、ミーティングの質がぐっとあがった気がします。今までは、ちょっとした共有事項でも時間を決めて10分、15分という時間を使って集まっていたんです。でも、今では、共有事項だけなら「園内連絡」で目を通してもらうようにして、直接顔を合わせて話し合った方がいい内容や相談事項がある場合は、きちんと集まるようにしています。そうすることで、業務にもメリハリがつきますし、使うべきことに時間を費やすことができます。 あと、同じく共有という意味では、月案や週案もコドモンで確認することができるようになったことで、保育士が他のクラスの計画も確認しやすくなって、共有スベースのバッティングなどがなくなりましたね。今までは、印刷物をファイリングしていて、それを確認するしかない状況ではあったので、当日になったら同じ場所を使おうとしていたことがわかった、みたいなことはちょこちょこ起こっていたんです。業務としてはちょっとしたことではあるのですが、確認がしやすくなったことは、保育園でのトラブルやストレスを軽減してくれていると思います。 保護者の方とのやりとりはいかがですか? お休みの連絡のやりとりなどもスムーズに行っていますよ。コドモンを導入してから活用するようになった機能の一つとしては、バス遠足など行事ごとの時の「一斉送信」ですね。「これから出発します」とか「到着しました」とか、30分置きくらいにリアルタイムでこども達の様子を写真に撮ってお送りするんです。そうすると、安心していただけるし、一緒に参加しているような気分を味わえるようで喜んでいただいています。お迎えの時には、お母さんとお子さんのコミュニケーションも取りやすくなっているみたいですね。 必要な連絡事項だけではなく、保護者の方にお子さんの様子を伝えるためのツールとして活用いただいているというのはいいですね! 導入の意味を職員にも理解してもらう コドモンを導入してみて、最初にお話くださったような課題は解決に繋がっていると思いますか? はい、限られた時間の中での機動力はアップしています。作らなくてはならない資料の中には、同じような内容を複数に転記しなくてはならないものも多かったので、そういうものが自動的に転記することができたり、コピー&ペーストできたりすることによって、作業効率は格段に上がっています。こどもの名簿などもそうで、運営管理側が入力すればそれがクラス単位のページにも反映されるので便利です。感覚的には、「もう1本、手が生えた」感じですよ(笑) 仕事量自体は減らすことは難しくても、効率化することによって作業を進めるスピードも早くなっているということですよね。 そうですね。コドモンの機能を使うことによって、時間の使い方が変わったと思います。例えば、朝のお休みの連絡も、電話で対応することがなくなった分、お母さんとのコミュニケーションや園児と向き合う時間に費やせるようになりました。それが、保育に向き合う上での心のゆとりにも繋がっている気がします。 保育の質にも繋がっているということですね。 コドモンを使いはじめるときに、この便利なサービスをなぜ利用するのか、ということを職員に話すようにしているんです。なぜかというと、タブレットで入力できるし便利だからこそ、作業に夢中になってしまうケースもあるからなんです。保育士の仕事は、こどもと向き合うことが一番の仕事ですから、こどもに背中を向けてタブレットやパソコンに向かってしまうのでは、本末転倒なんですよね。あくまで、保育をしながら使うっていう意識が大切だと思っています。 意識と時間の使い方ですね。 そうですね。今は、シフトのはじまりか終わりで30分間、事務仕事の時間を設けています。そうすることで、業務時間内に事務仕事も全て終わらせるクセをつけてほしいと思っています。あとは、どの作業にどのくらいの時間がかかるのかを自分で認識するのも大切なことだと思っています。慣れてきたら、自分で時間を作ることはできると思いますから、こちらで時間を決めるのは最初だけかもしれませんけど、こういうことを徹底することで職員の仕事の質が上がっていると思います! ありがとうございました!

こどもと向き合う時間を増やすため、職員たちの働き方を良くするために

1行を入力するところから少しずつ慣れて コドモンを導入したきっかけはなんですか? 事務作業にかける時間をなるべく減らして、その分を保育に費やしたいという想いが、会社の理念としてあったんです。それで、社長がコドモンを知り導入について相談をいただいたんですが、わたしもその理念に共感していましたので、コドモンのようなシステムを利用するのは素晴らしいことだと思っていました。わたしも、決してデジタルに強い世代ではないので使いこなせるか社長も心配していたのですが、新しいものを取り入れて状況が良くなるならチャレンジしようっていう気持ちでしたので、ぜひ導入してくださいとお願いしたんです。 素晴らしいですね!確かに、保育園の業務は、事務作業が多いとお聞きします。 そうなんです。今までは、1日1時間の残業は当たり前だった気がします。持ち帰りをして、自宅で2時間くらい手を動かすことも少なくありませんでした。でも、よく考えてみれば、個人情報の管理もありますから、本来持ち帰って作業する事はコンプライアンス的にしてはいけないことだと思います。ですからコドモン導入へ踏み切った理由としては、残業が当たり前という風潮や保育士の働き方を変えたいというところもありました。今は、事務作業もこの園での勤務時間内でやることを徹底しています。 実際に導入されてみて、戸惑いや苦労はありませんでしたか? 導入は、今から3年前になりますが、まずはコドモンのスタッフの方に説明に来ていただいて、1ヶ月トライアルをさせてもらいました。最初はわからないこともあったので、カスタマーサポートをたくさん利用させてもらい、丁寧に教えていただきました。少しずつ慣れてきて、これなら大丈夫っていう実感を持てたことが、本格導入への背中を押してくれたのかもしれません。 職員も最初はベテランになればなるほど苦手意識があったようですが、「連絡帳1行からはじめてみて」と一部の入力から慣れてもらうようにしたり、「私たちは慣れるまで大変よね!」なんて同世代で声を掛け合いながら根気よく何度でも説明したりしていました。でも、そういう方も毎日のことですから少しずつ慣れて、今では指導案も入れ込めるようになっているんです。うちの保育園は、パートを入れて20人くらいのスタッフがいるのですが、会社の方針でパートの方にも職員と同じ立ち位置で仕事をしてもらっていて、指導案も作ってもらっているので、必然的にコドモンを利用しています。 保育士ていろいろな知識や技能がないとできない職業ですから、みなさん優秀なんですよ。だから、みなさん最初は抵抗があっても、ちゃんとできるようになるんです。私は、最初からそう信じていたので、みんなが慣れるまでは「大丈夫!できるわよ!」って、みんなの気持ちを高めながら見守るようにしていましたね。 その日の写真をつけることで安心感も高まる 導入は、どの機能からスタートしましたか? まずは、「登降園管理」「連絡帳」「指導案」の3つからスタートしました。 連絡帳は保護者の方にも入力していただく必要があるので、慣れてくださるかな、大丈夫かな、と少し気がかりだったのですが、20代30代の方はスマホを持っているのは普通ですし、慣れているから操作もスムーズにしていただいているみたいです。保護者の方は紙よりも記入がしやすく、どの時間帯でも行えるので便利です。言ってくださいました。お迎えの時間より前に連絡帳を公開しているので、「今日はなにして遊んだの?」「今日の給食はおいしそうだったね!」なんて親子のコミュニケーションにも繋がっているみたいです。 連絡帳の記入で工夫している点はありますか? お散歩に行った時の様子やお友達と遊んでいる様子など、そのお子さんが写っている写真を選んで1枚画像を添付しています。そうすると、子供の様子がわかりやすくなるので保護者も安心しますし、職員の取り組み方や保育への想い、一生懸命に取り組んでいることが伝わりやすくなりますしね。そうやって、写真でお伝えすることは、紙の連絡帳ではできなかったことです。今は、連絡帳を印刷する機能が追加になっているので、卒園後の記念として残しておくこともできますよね。 毎日、写真が送られてくるのは親御さんとしても嬉しいですね! はい、よろこんでいただいています。あと、1ヶ月に50枚程度は定期的にアップして買えるようにしています。けっこう買ってくれていますよ。 写真に関しては、怪我をしてしまった場合も、写真を撮って保護者にお送りするようにしています。その方が「怪我をしてしまった」という言葉だけよりは、どの程度なのかがわかって心配が軽減されることもありますからね。 職員や保護者とのコミュニケーションが円滑に コドモンを導入したことによって、業務がやりやすくなった点はありますか? 今までよりも、職員とのコミュニケーションが取りやすくなった気がします。例えば、指導案を書いてもらう時に、本人にいちいち進捗を確認しなくても、管理者がその中身を見ることができるので、すぐに声をかけずにもう少し見守ってから声をかける、みたいなことができるんです。適切なタイミングで適切なアドバイスを伝えることができるっていうのは、保育士の育成という意味でもとてもいいことだと思っています。 直接確認することがひとつ減るだけで、言う方にとっても言われる方にとっても、小さなストレスを軽減することができますよね。 そういうところでは、職員の中で子供の病欠や延長保育の連絡を受けるときに、コドモンで連絡を受けるようになったことによって、ミス伝達がなくなったというのもよかった点です。電話で受けるとどうしても伝言ゲームみたいになってしまうので、過去にはミスが起こることもありました。でも、コドモンで送られてくると、証拠としてきちんと残りますし、一度にみんなが確認できるという良さもあります。 保護者とのコミュニケーションも、職員の中のコミュニケーションも円滑になっているということですね。 そうですね。あとは、コドモンを導入してから、監査もスムーズになったんです。今までは、捺印した紙の帳票で見ていただいていたんですけど、行政の監査課に確認をしたら、パソコン画面で帳票のファイルを直接見せることでOKとのこと。むしろ、横浜市でも推奨していると教えていただいたんです。監査でも許可が得られたことで、コドモンに対する職員たちの理解や信頼も深くなったように感じています。 ペーパーレス化もできますね。 はい、そうですね。コドモンを導入して、管理者側も保育士も、業務時間がかなり削減され、負担も軽減することができています。もし、なくなってしまったら、途端に日々の業務がやりにくくなってしまうでしょうね。コドモンは、私たちにとって、仕事のいい相棒ですよ。 ありがとうございました!

家庭との連携を深め、「共育」を支えるコドモンの連絡帳

本当にやりたいことができるかを見極めて コドモンを導入したきっかけはなんですか? 日頃から、膨大な作業負担を少しでも軽減したいという想いはあって、どうにか作業がしやすくなる方法はないかなと思っていたんです。そんな時に、コドモンの方やコドモンと似たようなアプリケーションを作っているメーカーが営業にいらっしゃったんです。みなさん丁寧に機能を説明してくださるんですけど、連絡帳機能が搭載されているサービスがほとんどなくて。毎日のことを思うと連絡帳は外せないと思っていたので、実は、コドモンもこの年はお断りをしたんです。でも、コドモンの営業の方だけが、「連絡帳を見せていただいてもいいですか?」って言ってくださって。「参考にいただいていいですか?」って、お持ちになったんです。そして、次の年にコドモンの方が「連絡帳を入れました」って再び来てくださって!改善してくださったものは、連絡帳機能も含めて求めるものは全て入っていたので、導入を決めました。 他のサービスを試しに使うのではなく、要望を満たすものと出会うまでは待ってみよう、と? はい、そうですね。国からの助成金が出ることもわかっていたのですが、そういうアプリケーションって、導入すればいいっていうのではなくて、自分たちにとって本当に使いやすいものを選ぶことが大事ですよね。この園のやり方にフィットするかどうかで見た時に、導入以前の1年は相応しいものに出会わなかったということだと思います。結果的に、連絡帳の機能をきちんと整備して提示してくださったところは、コドモン以外にはなかったので、1年待っていた甲斐があったということかなと思っています。 保護者とのコミュニケーションはより深く 連絡帳にこだわった理由は、どんなところにありますか? 0歳から2歳のお子さんは、自分の具合などを表現することができないので、保護者の方の記入がとても大事。お母さんの観察力ってすばらしくて、みなさんとっても素敵な文章を書いてくださるんです。連絡帳って、1年まとめるとその子の成長記録にもなります。だから、この園では、保育日誌にお母さんが書いてくださる文章も一緒に記録として残しているんです。 なるほど!日々の保育のための情報というより、もっと長い目で見た保育や教育のため、という感じですよね。 そうですね。私たちがしていきたいのは、家庭と保育園での「共育」なんです。一緒に子供を育てていきたい。そう思うと、家庭での様子は知りたいし、逆に、保育園での様子を詳しくお伝えしたいと思うんです。保護者の方も、『交換日記をするような気持ちで書いてます』って言ってくださる方もいらっしゃいますよ。手書きの連絡帳だった時は2、3行しか書いてない方がいらっしゃいましたけど、コドモンだと通勤時間や家事の隙間時間、子供を寝かしつけながらでも記入できるので、みなさん書き込みやすいみたいで沢山書いてくださる方が多くなりました。フォトブックのスペースに収まらない方もいらっしゃるんです(笑)。 コミュニケーションツールとして、とても上手に活用してくださっているんですね! コミュニケーション自体は、コドモン導入前から取れていたとは思うんですけど、コミュニケーションがより深くなったという印象がありますね。ちなみに、ご家庭へのコメントには、時々写真をつけるようにしているんですけど、そうやって保育園での様子をお伝えすると、今までは記入が少なかったお母さんも関心を持って書き込んでくださるようになって。あと、0歳児には離乳食の写真をつけるようにしていますが、食べ物の潰し具合の参考にもしていただいているみたいですね。第一子だと、お母さんも初心者ですから試行錯誤ですもんね。 コミュニケーションによって、お母さんの不安が取り除かれているのは、とてもいいですね!その他の機能はいかがですか? 一斉メールや資料室も、情報共有に使わせていただいています。アンケート機能もとても便利ですね!保護者会などイベントの参加・不参加をお聞きするのにも使っていますが、イベント後の感想もこのアンケート機能でいただいています。なんと、今のところ100%の回答率!とっても長く書いてくださる方も多くて、とっても嬉しいですね。あとはコドモンになってからは、日によってお父さんが連絡帳記入してくださる場合もあるようですよ。そういう変化もいいなぁって思っていますね。 スマホ世代の職員たちに引っ張ってもらって 職員のみなさんは、スムーズに覚えていただけましたか? やっぱり、デジタルに慣れている世代と私のように慣れていない世代がいますから、慣れている若い職員に率先して覚えてもらって、できる人ができない人に教えてあげたりフォローするようにしていましたね。私と同じくらいの世代の方は、スマホも触ったことがないような方もいましたから、まずタップすることから覚えてもらって。苦手な人は覚えるのが大変でしたけど、失敗しながらもなるべく使うようにしてもらいました。1ヶ月くらいしたらみんな慣れてくれた印象でしたね。慣れるまでの大変な日々も、今となってはいい思い出です(笑) 慣れていただけてよかったです! 今は朝の検温なども、測る人と記入する人っていう感じで、うまくチームプレーができています。連絡帳も、紙の時は順番に回して見るしかなかったのですが、今はタブレットで一度に何人かが確認できるので、登園の前に保護者からの連絡を確認しておくことができます。そうすると、登園の時にもタイムリーにお話しができたりするんです。ただ、職員のみんなには、「連絡帳などをチェックする時には、お母さんや子供たちに背中を向けない」っていうことを徹底しています。コドモンに夢中で、お母さんや子供たちへの対応が雑になってしまっては、元も子もありませんからね。 作業時間などは、以前と比べていかがですか? 全体的に、作業時間は短縮できていると思います。入力も慣れたらとっても楽だし、見直して追加したい時や修正したいときに、後からさっとできるのもデジタルの良さですね。修正液など使う必要がなくなるから見栄えもいいですし、資料が美しく仕上がるのは大切なことだと思います。あと、確認する時も、紙だと膨大な資料から探し出さなくてはならないし、そのわずかな時間の積み重ねで実際は時間がかかってしまうのですが、コドモンだと見たいものを探しやすいので、そういう点も時間短縮につながっていると思います。 残業等は減りましたか? コドモンを導入前から業務は園で、勤務時間内でやるということにしています。個人情報もありますからね。しかし残って保育計画を作成している人はいました。今は、残業もありませんし、家への持ち帰りの作業もなくなりました。作業時間が削減できた分は、子供と過ごす時間に使うことができるので、本来あるべき姿になった気がしてよかったと思っています。コドモンには、期待していた以上のメリットを感じています。 ありがとうございます!

休園、自粛、他緊急連絡を保護者アプリを使って伝える

保護者アプリに連絡事項などを配信できるお知らせ一斉配信は、緊急時、承認権限のない職員が配信したり、アクセス元制限を行っている場合に外部からアクセスして送信することなどが可能です。 下記、ご参照ください。 <緊急連絡配信>https://bit.ly/32xdA3T <アクセス元制限(IP制限)をしていますが、緊急時のみ外部からアクセスすることは可能ですか?>https://bit.ly/396KuKV また、入園前園児/児童にお知らせ配信する機能が3月5日に追加予定です。入園前園児/児童へは、保護者アプリの登録を進めていただくようご案内ください。 https://www.codmon.com/i/functions/719/

保護者アプリを使って、家庭内の健康情報や検温情報を収集する

保護者側でアプリから簡単に情報入力して送信することで、施設側で情報を確認することが可能です。普段連絡帳を利用されていない施設や学年でも、検温のみなど健康状態の情報収集で、保護者アプリをご利用いただけます。 利用方法は下記をご参照ください。 ※検温のみ、子どもの様子のみ等、施設側で自由に項目設定が可能ですが、園児/児童台帳に生年月日の登録が必須となりますのでご注意ください。

一度にやり方を覚えようとせずに、 毎日の「少しずつ」を積み重ねて

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触ってみたら本当の便利さに気が付いた コドモンを導入したきっかけはなんですか? この保育園は、2018年4月にオープンしたばかり。母体が長崎で40年近く保育をやっているので、開園にあたって業務や働き方を見直したときに、そのまま残したい文化と見直すべき文化が出てきました。その後者のひとつが、膨大な事務作業。連絡帳の記入はもちろん、指導計画の月案や週案など、とにかく分量が多いため、勤務時間内に終わらないことは当たり前で。どうにかしてこの作業負担を軽減できないだろうかと考える中でコドモンの存在を知って、導入を検討したんです。 コドモンを取り入れることは、今までのやりかたをガラリと変えることになりますよね。導入にあたって、不安に感じていた部分はありませんでしたか? 職員は20代から50代まで幅広く、保育士経験が長ければ長いほど、連絡帳や指導案を手書きでやってきた世代。若い職員は日頃からスマホに慣れているので、あまり心配していませんでしたが、年配の職員ができるようになるかどうか、という不安はありました。私自身もデジタル系が得意というわけではありませんでしたしね。開園の前にコドモンのスタッフの方に来ていただいて、やり方を説明していただいたんですが、実は、そのときもまだ「へぇー!」と関心するばかりで本当の便利さは実感できていなかったんです。でも、毎日少しずつ触れて、毎日できるところから使い始めて、段々と慣れていきました。一度に覚えるというより、毎日少しずつ。そうやってみんなで勉強しながら使っているうちに、不安に思っていたことを忘れてしまうくらい、活用できるようになりました。年配の職員も今では便利さを理解していますし、使い方もマスターしてしてくれていますよ。 隙間時間をうまくつかって効率化UP 普段は、どんなふうに使っていますか? 各クラスに一台、事務室に一台、玄関に一台、タブレットを用意しているので、それで操作しています。朝は、園内連絡で情報を共有したり保護者からの連絡を確認するところから始まり、子供達の登降園管理、排便や検温の情報入力などもコドモンで行なっています。連絡帳や指導案の作成、日案の評価反省は、主に、午睡の時間に行なっています。寝かしつけや午睡の5分チェックを交代にやりながら、順番に時間を作って記入しているという感じでしょうか。タブレットでさくさく入力できるので、合間で入力することができたり、場合によっては立ったままでも作業ができてしまうのは嬉しいところ。おかげで、事務作業にかける時間も短くなっていますし、隙間時間をうまく使うことで効率化もできていると思いますね。 保護者の方とのやりとりはいかがですか? 入園説明会の時に、コドモンについてお知らせするようにしています。説明書もわかりやすく書かれているので、わからないという問い合わせも特になく、入園1日目から入力してくださっている方がほとんど。中には、最初は不安だったという方もいらっしゃいましたが、連絡ノートでやりとりするだけでなく、お迎えの時にコミュニケーションは取っていましたので不安は解消されていったようで、今ではみなさん活用していただいています。お休みの連絡や遅刻の連絡も、みなさん上手に入れてくださっています。朝はどこのご家庭もバタバタしているタイミングなので、電話でやりとりするよりもメールを送る感覚でコドモンで連絡してくださるほうが、送る側としてもストレスがないようです。連絡帳も9時半までに入れていただくようにお願いしていますので、通勤中や会社に着いて一息ついた時に送ってくださっていますよ。 行事や注意事項など、一斉にお知らせするタイミングもありますよね。そういう場合も使っていらっしゃいますか? もちろん使っています。どの方が見ていてどの方が見ていないのかがわかるのもいいところですね。紙での共有だとお知らせをお渡しした後の反応が見えないので、開封がわかるのはコドモンのいいところだと思います。保護者宛だけでなく、職員の中での園内連絡でも、誰が見ているか見ていないかはわかるので、安心感がありますね。 手間のかかる面倒な作業が一気に簡単に その他に、コドモンについて便利だと感じるところはありますか? 連絡帳に写真を添付できるところがいいですね!0歳児は、離乳食の形状が少しずつ違っているので、どういう物を食べたのかを写真にとってお送りするようにしています。あと、入園後すぐの4月5月は、意識的に写真を多めに撮って、連絡帳につけるようにしています。やっぱり、どんなふうに過ごしているかは心配でしょうから。長く文章でお伝えするよりも、楽しそうに遊んでいる写真が一枚あるだけで安心していただけると思うんです。 写真販売の機能も利用してくださっていますよね? はい、タブレットを使って撮影した写真を、月に最低15枚程度はアップして販売しています。こちらの作業としては、撮ってアップするだけで、申し込みをまとめるという作業が必要ないので、とても助かっています。コドモンは、こういう細かいところでも、作業負担を軽くしてくるのが嬉しいです。 確かに、集計というところでは、アンケートも同様かもしれませんね。 アンケートは本年度に入ってから使い始めたのですが、便利でびっくりしました。夏休みについてお聞きするアンケートだったのですが、結果がすぐにでることにも驚いてしまって。紙を配って、回収して、集計して、という目に見えて手間がかかることが、こんなに簡単にできてしまうなんて。今後のステップアップのために、行事の後のアンケートをすることも必要になってくるので、アンケート機能は今後も活用していこうと思います。コドモンを導入してから1年と4ヶ月くらいが経過したのですが、今ではコドモンがないと保育がまわらないくらい、なくてはならない存在になっていますよ。 ありがとうございました!

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保護者アプリを使って、家庭内の健康情報や検温情報を収集する

保護者側でアプリから簡単に情報入力して送信することで、施設側で情報を確認することが可能です。普段連絡帳を利用されていない施設や学年でも、検温のみなど健康状態の情報収集で、保護者アプリをご利用いただけます。 利用方法は下記をご参照ください。 ※検温のみ、子どもの様子のみ等、施設側で自由に項目設定が可能ですが、園児/児童台帳に生年月日の登録が必須となりますのでご注意ください。

休園、自粛、他緊急連絡を保護者アプリを使って伝える

保護者アプリに連絡事項などを配信できるお知らせ一斉配信は、緊急時、承認権限のない職員が配信したり、アクセス元制限を行っている場合に外部からアクセスして送信することなどが可能です。 下記、ご参照ください。 <緊急連絡配信>https://bit.ly/32xdA3T <アクセス元制限(IP制限)をしていますが、緊急時のみ外部からアクセスすることは可能ですか?>https://bit.ly/396KuKV また、入園前園児/児童にお知らせ配信する機能が3月5日に追加予定です。入園前園児/児童へは、保護者アプリの登録を進めていただくようご案内ください。 https://www.codmon.com/i/functions/719/

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The main thing that you have to remember on this journey is just be nice to everyone and always smile. Refreshingly,...

家庭との連携を深め、「共育」を支えるコドモンの連絡帳

本当にやりたいことができるかを見極めて コドモンを導入したきっかけはなんですか? 日頃から、膨大な作業負担を少しでも軽減したいという想いはあって、どうにか作業がしやすくなる方法はないかなと思っていたんです。そんな時に、コドモンの方やコドモンと似たようなアプリケーションを作っているメーカーが営業にいらっしゃったんです。みなさん丁寧に機能を説明してくださるんですけど、連絡帳機能が搭載されているサービスがほとんどなくて。毎日のことを思うと連絡帳は外せないと思っていたので、実は、コドモンもこの年はお断りをしたんです。でも、コドモンの営業の方だけが、「連絡帳を見せていただいてもいいですか?」って言ってくださって。「参考にいただいていいですか?」って、お持ちになったんです。そして、次の年にコドモンの方が「連絡帳を入れました」って再び来てくださって!改善してくださったものは、連絡帳機能も含めて求めるものは全て入っていたので、導入を決めました。 他のサービスを試しに使うのではなく、要望を満たすものと出会うまでは待ってみよう、と? はい、そうですね。国からの助成金が出ることもわかっていたのですが、そういうアプリケーションって、導入すればいいっていうのではなくて、自分たちにとって本当に使いやすいものを選ぶことが大事ですよね。この園のやり方にフィットするかどうかで見た時に、導入以前の1年は相応しいものに出会わなかったということだと思います。結果的に、連絡帳の機能をきちんと整備して提示してくださったところは、コドモン以外にはなかったので、1年待っていた甲斐があったということかなと思っています。 保護者とのコミュニケーションはより深く 連絡帳にこだわった理由は、どんなところにありますか? 0歳から2歳のお子さんは、自分の具合などを表現することができないので、保護者の方の記入がとても大事。お母さんの観察力ってすばらしくて、みなさんとっても素敵な文章を書いてくださるんです。連絡帳って、1年まとめるとその子の成長記録にもなります。だから、この園では、保育日誌にお母さんが書いてくださる文章も一緒に記録として残しているんです。 なるほど!日々の保育のための情報というより、もっと長い目で見た保育や教育のため、という感じですよね。 そうですね。私たちがしていきたいのは、家庭と保育園での「共育」なんです。一緒に子供を育てていきたい。そう思うと、家庭での様子は知りたいし、逆に、保育園での様子を詳しくお伝えしたいと思うんです。保護者の方も、『交換日記をするような気持ちで書いてます』って言ってくださる方もいらっしゃいますよ。手書きの連絡帳だった時は2、3行しか書いてない方がいらっしゃいましたけど、コドモンだと通勤時間や家事の隙間時間、子供を寝かしつけながらでも記入できるので、みなさん書き込みやすいみたいで沢山書いてくださる方が多くなりました。フォトブックのスペースに収まらない方もいらっしゃるんです(笑)。 コミュニケーションツールとして、とても上手に活用してくださっているんですね! コミュニケーション自体は、コドモン導入前から取れていたとは思うんですけど、コミュニケーションがより深くなったという印象がありますね。ちなみに、ご家庭へのコメントには、時々写真をつけるようにしているんですけど、そうやって保育園での様子をお伝えすると、今までは記入が少なかったお母さんも関心を持って書き込んでくださるようになって。あと、0歳児には離乳食の写真をつけるようにしていますが、食べ物の潰し具合の参考にもしていただいているみたいですね。第一子だと、お母さんも初心者ですから試行錯誤ですもんね。 コミュニケーションによって、お母さんの不安が取り除かれているのは、とてもいいですね!その他の機能はいかがですか? 一斉メールや資料室も、情報共有に使わせていただいています。アンケート機能もとても便利ですね!保護者会などイベントの参加・不参加をお聞きするのにも使っていますが、イベント後の感想もこのアンケート機能でいただいています。なんと、今のところ100%の回答率!とっても長く書いてくださる方も多くて、とっても嬉しいですね。あとはコドモンになってからは、日によってお父さんが連絡帳記入してくださる場合もあるようですよ。そういう変化もいいなぁって思っていますね。 スマホ世代の職員たちに引っ張ってもらって 職員のみなさんは、スムーズに覚えていただけましたか? やっぱり、デジタルに慣れている世代と私のように慣れていない世代がいますから、慣れている若い職員に率先して覚えてもらって、できる人ができない人に教えてあげたりフォローするようにしていましたね。私と同じくらいの世代の方は、スマホも触ったことがないような方もいましたから、まずタップすることから覚えてもらって。苦手な人は覚えるのが大変でしたけど、失敗しながらもなるべく使うようにしてもらいました。1ヶ月くらいしたらみんな慣れてくれた印象でしたね。慣れるまでの大変な日々も、今となってはいい思い出です(笑) 慣れていただけてよかったです! 今は朝の検温なども、測る人と記入する人っていう感じで、うまくチームプレーができています。連絡帳も、紙の時は順番に回して見るしかなかったのですが、今はタブレットで一度に何人かが確認できるので、登園の前に保護者からの連絡を確認しておくことができます。そうすると、登園の時にもタイムリーにお話しができたりするんです。ただ、職員のみんなには、「連絡帳などをチェックする時には、お母さんや子供たちに背中を向けない」っていうことを徹底しています。コドモンに夢中で、お母さんや子供たちへの対応が雑になってしまっては、元も子もありませんからね。 作業時間などは、以前と比べていかがですか? 全体的に、作業時間は短縮できていると思います。入力も慣れたらとっても楽だし、見直して追加したい時や修正したいときに、後からさっとできるのもデジタルの良さですね。修正液など使う必要がなくなるから見栄えもいいですし、資料が美しく仕上がるのは大切なことだと思います。あと、確認する時も、紙だと膨大な資料から探し出さなくてはならないし、そのわずかな時間の積み重ねで実際は時間がかかってしまうのですが、コドモンだと見たいものを探しやすいので、そういう点も時間短縮につながっていると思います。 残業等は減りましたか? コドモンを導入前から業務は園で、勤務時間内でやるということにしています。個人情報もありますからね。しかし残って保育計画を作成している人はいました。今は、残業もありませんし、家への持ち帰りの作業もなくなりました。作業時間が削減できた分は、子供と過ごす時間に使うことができるので、本来あるべき姿になった気がしてよかったと思っています。コドモンには、期待していた以上のメリットを感じています。 ありがとうございます!

もはやコドモンなしでは業務が行えない、圧倒的使いこなし術

登降園、勤怠、コミュニケーションを円滑に行うためのツールを探していた 今まで様々な園を立ち上げていらっしゃりますが、2019年3月からは、ここが本格始動されたんですよね。まだ開園から半年(インタビューは2019年8月末に実施)ですが、「コドモン」を使いこなしてくださっているようで、嬉しいです。 三輪(以下み):そうですか? カスタマーサポートのチームが日々の業務の中で、「横浜南プリスクール」さんがすごいと教えてくれたんですよ。保育の現場で「コドモン」のICTシステムを使ってみようと思われたのはどういうきっかけでしょうか? 加藤(以下か):ICTのシステム導入にあたっては、3、4社、機能や費用も含めて検討しました。基本的に、私が今までやってきたのは、9時に生徒が来たら14時半か15時に終わる幼稚園形式の保育施設なんですよ。子どもの2/3くらいは園バスで来て、みんな帰る時間が一緒。こういうパターンなので、登降園時間がバラバラなわけじゃないんです。

こどもと向き合う時間を増やすため、職員たちの働き方を良くするために

1行を入力するところから少しずつ慣れて コドモンを導入したきっかけはなんですか? 事務作業にかける時間をなるべく減らして、その分を保育に費やしたいという想いが、会社の理念としてあったんです。それで、社長がコドモンを知り導入について相談をいただいたんですが、わたしもその理念に共感していましたので、コドモンのようなシステムを利用するのは素晴らしいことだと思っていました。わたしも、決してデジタルに強い世代ではないので使いこなせるか社長も心配していたのですが、新しいものを取り入れて状況が良くなるならチャレンジしようっていう気持ちでしたので、ぜひ導入してくださいとお願いしたんです。 素晴らしいですね!確かに、保育園の業務は、事務作業が多いとお聞きします。 そうなんです。今までは、1日1時間の残業は当たり前だった気がします。持ち帰りをして、自宅で2時間くらい手を動かすことも少なくありませんでした。でも、よく考えてみれば、個人情報の管理もありますから、本来持ち帰って作業する事はコンプライアンス的にしてはいけないことだと思います。ですからコドモン導入へ踏み切った理由としては、残業が当たり前という風潮や保育士の働き方を変えたいというところもありました。今は、事務作業もこの園での勤務時間内でやることを徹底しています。 実際に導入されてみて、戸惑いや苦労はありませんでしたか? 導入は、今から3年前になりますが、まずはコドモンのスタッフの方に説明に来ていただいて、1ヶ月トライアルをさせてもらいました。最初はわからないこともあったので、カスタマーサポートをたくさん利用させてもらい、丁寧に教えていただきました。少しずつ慣れてきて、これなら大丈夫っていう実感を持てたことが、本格導入への背中を押してくれたのかもしれません。 職員も最初はベテランになればなるほど苦手意識があったようですが、「連絡帳1行からはじめてみて」と一部の入力から慣れてもらうようにしたり、「私たちは慣れるまで大変よね!」なんて同世代で声を掛け合いながら根気よく何度でも説明したりしていました。でも、そういう方も毎日のことですから少しずつ慣れて、今では指導案も入れ込めるようになっているんです。うちの保育園は、パートを入れて20人くらいのスタッフがいるのですが、会社の方針でパートの方にも職員と同じ立ち位置で仕事をしてもらっていて、指導案も作ってもらっているので、必然的にコドモンを利用しています。 保育士ていろいろな知識や技能がないとできない職業ですから、みなさん優秀なんですよ。だから、みなさん最初は抵抗があっても、ちゃんとできるようになるんです。私は、最初からそう信じていたので、みんなが慣れるまでは「大丈夫!できるわよ!」って、みんなの気持ちを高めながら見守るようにしていましたね。 その日の写真をつけることで安心感も高まる 導入は、どの機能からスタートしましたか? まずは、「登降園管理」「連絡帳」「指導案」の3つからスタートしました。 連絡帳は保護者の方にも入力していただく必要があるので、慣れてくださるかな、大丈夫かな、と少し気がかりだったのですが、20代30代の方はスマホを持っているのは普通ですし、慣れているから操作もスムーズにしていただいているみたいです。保護者の方は紙よりも記入がしやすく、どの時間帯でも行えるので便利です。言ってくださいました。お迎えの時間より前に連絡帳を公開しているので、「今日はなにして遊んだの?」「今日の給食はおいしそうだったね!」なんて親子のコミュニケーションにも繋がっているみたいです。 連絡帳の記入で工夫している点はありますか? お散歩に行った時の様子やお友達と遊んでいる様子など、そのお子さんが写っている写真を選んで1枚画像を添付しています。そうすると、子供の様子がわかりやすくなるので保護者も安心しますし、職員の取り組み方や保育への想い、一生懸命に取り組んでいることが伝わりやすくなりますしね。そうやって、写真でお伝えすることは、紙の連絡帳ではできなかったことです。今は、連絡帳を印刷する機能が追加になっているので、卒園後の記念として残しておくこともできますよね。 毎日、写真が送られてくるのは親御さんとしても嬉しいですね! はい、よろこんでいただいています。あと、1ヶ月に50枚程度は定期的にアップして買えるようにしています。けっこう買ってくれていますよ。 写真に関しては、怪我をしてしまった場合も、写真を撮って保護者にお送りするようにしています。その方が「怪我をしてしまった」という言葉だけよりは、どの程度なのかがわかって心配が軽減されることもありますからね。 職員や保護者とのコミュニケーションが円滑に コドモンを導入したことによって、業務がやりやすくなった点はありますか? 今までよりも、職員とのコミュニケーションが取りやすくなった気がします。例えば、指導案を書いてもらう時に、本人にいちいち進捗を確認しなくても、管理者がその中身を見ることができるので、すぐに声をかけずにもう少し見守ってから声をかける、みたいなことができるんです。適切なタイミングで適切なアドバイスを伝えることができるっていうのは、保育士の育成という意味でもとてもいいことだと思っています。 直接確認することがひとつ減るだけで、言う方にとっても言われる方にとっても、小さなストレスを軽減することができますよね。 そういうところでは、職員の中で子供の病欠や延長保育の連絡を受けるときに、コドモンで連絡を受けるようになったことによって、ミス伝達がなくなったというのもよかった点です。電話で受けるとどうしても伝言ゲームみたいになってしまうので、過去にはミスが起こることもありました。でも、コドモンで送られてくると、証拠としてきちんと残りますし、一度にみんなが確認できるという良さもあります。 保護者とのコミュニケーションも、職員の中のコミュニケーションも円滑になっているということですね。 そうですね。あとは、コドモンを導入してから、監査もスムーズになったんです。今までは、捺印した紙の帳票で見ていただいていたんですけど、行政の監査課に確認をしたら、パソコン画面で帳票のファイルを直接見せることでOKとのこと。むしろ、横浜市でも推奨していると教えていただいたんです。監査でも許可が得られたことで、コドモンに対する職員たちの理解や信頼も深くなったように感じています。 ペーパーレス化もできますね。 はい、そうですね。コドモンを導入して、管理者側も保育士も、業務時間がかなり削減され、負担も軽減することができています。もし、なくなってしまったら、途端に日々の業務がやりにくくなってしまうでしょうね。コドモンは、私たちにとって、仕事のいい相棒ですよ。 ありがとうございました!

導入インタビュー

休園、自粛、他緊急連絡を保護者アプリを使って伝える

保護者アプリに連絡事項などを配信できるお知らせ一斉配信は、緊急時、承認権限のない職員が配信したり、アクセス元制限を行っている場合に外部からアクセスして送信することなどが可能です。 下記、ご参照ください。 <緊急連絡配信>https://bit.ly/32xdA3T <アクセス元制限(IP制限)をしていますが、緊急時のみ外部からアクセスすることは可能ですか?>https://bit.ly/396KuKV また、入園前園児/児童にお知らせ配信する機能が3月5日に追加予定です。入園前園児/児童へは、保護者アプリの登録を進めていただくようご案内ください。 https://www.codmon.com/i/functions/719/

保育の質を上げながら離職率を下げるために業務を徹底改善。

導入はつまづきの少ない月案から コドモンを導入したきっかけはなんですか? 保育園て、どうしても園児と直接関わらない時間での仕事が多いんですよね。休憩込みで9時間の拘束時間があったとすると、そのほとんどを園児と向き合うことに使うことになるので、日誌や週案、報告書などの作業は園児が帰った後にやることになってしまう。そのハードな状況が離職にも繋がってしまっていたので、やり方を見直したいっていう気持ちがあったんです。こどもと向き合う時間の質はアップしつつ、非効率なところは見直してコンパクトに。そう考えた時に、コドモンのようなアプリ導入はいいと思いました。 紙ベースの今までのやり方もあったと思うのですが、大きくやり方をかえることには抵抗はなかったですか? 実は以前、法人内の別の施設で、保護者連絡用のアプリを使っていたんです。その施設は、学童も一緒になっているスポーツ園で、バスの送り迎えもあったので保護者とこまめに連絡を取りたくて。それがとても便利だったということもあったので、抵抗はありませんでしたね。 とすると、導入は連絡ツールからですか? いえ、最初は「月案」からスタートしました。新しいものを取り入れる時には、どうしてもストレスがかかってしまいますよね。だから、作業に余裕のあるものから取り入れることにしたんです。毎日使うものだと余裕がないから、つまづいたら苦手意識を持ちやすくなってしまいます。少しずつ慣れながら、使いやすさやメリットを感じてもらえた方がスムーズに移行できると思ったんですね。あとは、みんなの様子を見ながら追加していった感じです。その辺は、保育と同じですよ(笑) なるほど。毎日使うものからではなく、余裕のあるものから。使う人に寄り添った導入プランかもしれませんね。 どういうものから導入していくかを検討するにあたり、どこに負担を抱えているか、どの作業に時間がかかってしまうのか、などを保育士のみんなに世間話の延長でフランクに話してもらったんです。それを元にリーダーを集めて話しあって、少しづつ導入しているという感じです。今は、みんなポジティブな形で受け取ってくれていて、みんなうまく使いこなしてくれています。 ぐっと上がったミーティングの質 コドモンを導入したことによって、園内での変化を感じた部分はありますか? そうですね、職員同士の共有がスムーズになりましたし、ミーティングの質がぐっとあがった気がします。今までは、ちょっとした共有事項でも時間を決めて10分、15分という時間を使って集まっていたんです。でも、今では、共有事項だけなら「園内連絡」で目を通してもらうようにして、直接顔を合わせて話し合った方がいい内容や相談事項がある場合は、きちんと集まるようにしています。そうすることで、業務にもメリハリがつきますし、使うべきことに時間を費やすことができます。 あと、同じく共有という意味では、月案や週案もコドモンで確認することができるようになったことで、保育士が他のクラスの計画も確認しやすくなって、共有スベースのバッティングなどがなくなりましたね。今までは、印刷物をファイリングしていて、それを確認するしかない状況ではあったので、当日になったら同じ場所を使おうとしていたことがわかった、みたいなことはちょこちょこ起こっていたんです。業務としてはちょっとしたことではあるのですが、確認がしやすくなったことは、保育園でのトラブルやストレスを軽減してくれていると思います。 保護者の方とのやりとりはいかがですか? お休みの連絡のやりとりなどもスムーズに行っていますよ。コドモンを導入してから活用するようになった機能の一つとしては、バス遠足など行事ごとの時の「一斉送信」ですね。「これから出発します」とか「到着しました」とか、30分置きくらいにリアルタイムでこども達の様子を写真に撮ってお送りするんです。そうすると、安心していただけるし、一緒に参加しているような気分を味わえるようで喜んでいただいています。お迎えの時には、お母さんとお子さんのコミュニケーションも取りやすくなっているみたいですね。 必要な連絡事項だけではなく、保護者の方にお子さんの様子を伝えるためのツールとして活用いただいているというのはいいですね! 導入の意味を職員にも理解してもらう コドモンを導入してみて、最初にお話くださったような課題は解決に繋がっていると思いますか? はい、限られた時間の中での機動力はアップしています。作らなくてはならない資料の中には、同じような内容を複数に転記しなくてはならないものも多かったので、そういうものが自動的に転記することができたり、コピー&ペーストできたりすることによって、作業効率は格段に上がっています。こどもの名簿などもそうで、運営管理側が入力すればそれがクラス単位のページにも反映されるので便利です。感覚的には、「もう1本、手が生えた」感じですよ(笑) 仕事量自体は減らすことは難しくても、効率化することによって作業を進めるスピードも早くなっているということですよね。 そうですね。コドモンの機能を使うことによって、時間の使い方が変わったと思います。例えば、朝のお休みの連絡も、電話で対応することがなくなった分、お母さんとのコミュニケーションや園児と向き合う時間に費やせるようになりました。それが、保育に向き合う上での心のゆとりにも繋がっている気がします。 保育の質にも繋がっているということですね。 コドモンを使いはじめるときに、この便利なサービスをなぜ利用するのか、ということを職員に話すようにしているんです。なぜかというと、タブレットで入力できるし便利だからこそ、作業に夢中になってしまうケースもあるからなんです。保育士の仕事は、こどもと向き合うことが一番の仕事ですから、こどもに背中を向けてタブレットやパソコンに向かってしまうのでは、本末転倒なんですよね。あくまで、保育をしながら使うっていう意識が大切だと思っています。 意識と時間の使い方ですね。 そうですね。今は、シフトのはじまりか終わりで30分間、事務仕事の時間を設けています。そうすることで、業務時間内に事務仕事も全て終わらせるクセをつけてほしいと思っています。あとは、どの作業にどのくらいの時間がかかるのかを自分で認識するのも大切なことだと思っています。慣れてきたら、自分で時間を作ることはできると思いますから、こちらで時間を決めるのは最初だけかもしれませんけど、こういうことを徹底することで職員の仕事の質が上がっていると思います! ありがとうございました!

ヒアリハットの統計分析をする

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出退勤記録を他の勤怠システムにインポートする

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家庭との連携を深め、「共育」を支えるコドモンの連絡帳

本当にやりたいことができるかを見極めて コドモンを導入したきっかけはなんですか? 日頃から、膨大な作業負担を少しでも軽減したいという想いはあって、どうにか作業がしやすくなる方法はないかなと思っていたんです。そんな時に、コドモンの方やコドモンと似たようなアプリケーションを作っているメーカーが営業にいらっしゃったんです。みなさん丁寧に機能を説明してくださるんですけど、連絡帳機能が搭載されているサービスがほとんどなくて。毎日のことを思うと連絡帳は外せないと思っていたので、実は、コドモンもこの年はお断りをしたんです。でも、コドモンの営業の方だけが、「連絡帳を見せていただいてもいいですか?」って言ってくださって。「参考にいただいていいですか?」って、お持ちになったんです。そして、次の年にコドモンの方が「連絡帳を入れました」って再び来てくださって!改善してくださったものは、連絡帳機能も含めて求めるものは全て入っていたので、導入を決めました。 他のサービスを試しに使うのではなく、要望を満たすものと出会うまでは待ってみよう、と? はい、そうですね。国からの助成金が出ることもわかっていたのですが、そういうアプリケーションって、導入すればいいっていうのではなくて、自分たちにとって本当に使いやすいものを選ぶことが大事ですよね。この園のやり方にフィットするかどうかで見た時に、導入以前の1年は相応しいものに出会わなかったということだと思います。結果的に、連絡帳の機能をきちんと整備して提示してくださったところは、コドモン以外にはなかったので、1年待っていた甲斐があったということかなと思っています。 保護者とのコミュニケーションはより深く 連絡帳にこだわった理由は、どんなところにありますか? 0歳から2歳のお子さんは、自分の具合などを表現することができないので、保護者の方の記入がとても大事。お母さんの観察力ってすばらしくて、みなさんとっても素敵な文章を書いてくださるんです。連絡帳って、1年まとめるとその子の成長記録にもなります。だから、この園では、保育日誌にお母さんが書いてくださる文章も一緒に記録として残しているんです。 なるほど!日々の保育のための情報というより、もっと長い目で見た保育や教育のため、という感じですよね。 そうですね。私たちがしていきたいのは、家庭と保育園での「共育」なんです。一緒に子供を育てていきたい。そう思うと、家庭での様子は知りたいし、逆に、保育園での様子を詳しくお伝えしたいと思うんです。保護者の方も、『交換日記をするような気持ちで書いてます』って言ってくださる方もいらっしゃいますよ。手書きの連絡帳だった時は2、3行しか書いてない方がいらっしゃいましたけど、コドモンだと通勤時間や家事の隙間時間、子供を寝かしつけながらでも記入できるので、みなさん書き込みやすいみたいで沢山書いてくださる方が多くなりました。フォトブックのスペースに収まらない方もいらっしゃるんです(笑)。 コミュニケーションツールとして、とても上手に活用してくださっているんですね! コミュニケーション自体は、コドモン導入前から取れていたとは思うんですけど、コミュニケーションがより深くなったという印象がありますね。ちなみに、ご家庭へのコメントには、時々写真をつけるようにしているんですけど、そうやって保育園での様子をお伝えすると、今までは記入が少なかったお母さんも関心を持って書き込んでくださるようになって。あと、0歳児には離乳食の写真をつけるようにしていますが、食べ物の潰し具合の参考にもしていただいているみたいですね。第一子だと、お母さんも初心者ですから試行錯誤ですもんね。 コミュニケーションによって、お母さんの不安が取り除かれているのは、とてもいいですね!その他の機能はいかがですか? 一斉メールや資料室も、情報共有に使わせていただいています。アンケート機能もとても便利ですね!保護者会などイベントの参加・不参加をお聞きするのにも使っていますが、イベント後の感想もこのアンケート機能でいただいています。なんと、今のところ100%の回答率!とっても長く書いてくださる方も多くて、とっても嬉しいですね。あとはコドモンになってからは、日によってお父さんが連絡帳記入してくださる場合もあるようですよ。そういう変化もいいなぁって思っていますね。 スマホ世代の職員たちに引っ張ってもらって 職員のみなさんは、スムーズに覚えていただけましたか? やっぱり、デジタルに慣れている世代と私のように慣れていない世代がいますから、慣れている若い職員に率先して覚えてもらって、できる人ができない人に教えてあげたりフォローするようにしていましたね。私と同じくらいの世代の方は、スマホも触ったことがないような方もいましたから、まずタップすることから覚えてもらって。苦手な人は覚えるのが大変でしたけど、失敗しながらもなるべく使うようにしてもらいました。1ヶ月くらいしたらみんな慣れてくれた印象でしたね。慣れるまでの大変な日々も、今となってはいい思い出です(笑) 慣れていただけてよかったです! 今は朝の検温なども、測る人と記入する人っていう感じで、うまくチームプレーができています。連絡帳も、紙の時は順番に回して見るしかなかったのですが、今はタブレットで一度に何人かが確認できるので、登園の前に保護者からの連絡を確認しておくことができます。そうすると、登園の時にもタイムリーにお話しができたりするんです。ただ、職員のみんなには、「連絡帳などをチェックする時には、お母さんや子供たちに背中を向けない」っていうことを徹底しています。コドモンに夢中で、お母さんや子供たちへの対応が雑になってしまっては、元も子もありませんからね。 作業時間などは、以前と比べていかがですか? 全体的に、作業時間は短縮できていると思います。入力も慣れたらとっても楽だし、見直して追加したい時や修正したいときに、後からさっとできるのもデジタルの良さですね。修正液など使う必要がなくなるから見栄えもいいですし、資料が美しく仕上がるのは大切なことだと思います。あと、確認する時も、紙だと膨大な資料から探し出さなくてはならないし、そのわずかな時間の積み重ねで実際は時間がかかってしまうのですが、コドモンだと見たいものを探しやすいので、そういう点も時間短縮につながっていると思います。 残業等は減りましたか? コドモンを導入前から業務は園で、勤務時間内でやるということにしています。個人情報もありますからね。しかし残って保育計画を作成している人はいました。今は、残業もありませんし、家への持ち帰りの作業もなくなりました。作業時間が削減できた分は、子供と過ごす時間に使うことができるので、本来あるべき姿になった気がしてよかったと思っています。コドモンには、期待していた以上のメリットを感じています。 ありがとうございます!

もはやコドモンなしでは業務が行えない、圧倒的使いこなし術

登降園、勤怠、コミュニケーションを円滑に行うためのツールを探していた 今まで様々な園を立ち上げていらっしゃりますが、2019年3月からは、ここが本格始動されたんですよね。まだ開園から半年(インタビューは2019年8月末に実施)ですが、「コドモン」を使いこなしてくださっているようで、嬉しいです。 三輪(以下み):そうですか? カスタマーサポートのチームが日々の業務の中で、「横浜南プリスクール」さんがすごいと教えてくれたんですよ。保育の現場で「コドモン」のICTシステムを使ってみようと思われたのはどういうきっかけでしょうか? 加藤(以下か):ICTのシステム導入にあたっては、3、4社、機能や費用も含めて検討しました。基本的に、私が今までやってきたのは、9時に生徒が来たら14時半か15時に終わる幼稚園形式の保育施設なんですよ。子どもの2/3くらいは園バスで来て、みんな帰る時間が一緒。こういうパターンなので、登降園時間がバラバラなわけじゃないんです。